Sýning
Sýningin er haldin í íþrótta-og sýningarhöllinni Laugardal (ISH)
Framkvæmdaraðili sýningarinnar er Í boði náttúrunnar (IBN)
Rafræn skráning
Við rafræna skráningu samþykkir þú fyrir hönd skráðs fyrirtækis eftirfarandi skilmála sýningarinnar Lifum betur 2020. Skráning er bindandi.
Þátttöku- og skráningargjald sýningarrýmis
Sýnandi samþykkir að greiða uppsett verð samkvæmt rafrænni skráningu.
Grunnverð á m2 er eftirfarandi:
Einnig er innifalið í m2 með og án sýningarkerfis:
Aðgöngumiðar með sýningarrými
Hver sýnandi fær tveimur boðsmiðum úthlutað á hvern pantaðan m2. Miðarnir gilda á alla sýningardagana. Alla boðsmiða þarf að virkja rafrænt og eru þeir skráðir á nafn tengiliðs og fyrirtæki þess sem þiggur þann miða. Boðsmiðum er úthlutað til sýnenda mánuði fyrir sýningu.
Sýnendum gefst kostur á að kaupa aukaboðsmiða á sérkjörum, óski þeir eftir því. Pöntunarform og verð verða send til sýnenda þegar nær dregur.
Pantanir
Tengiliður fær senda staðfestingu í tölvupósti varðandi verð, staðsetningu og lögun sýningarrýmis síns skömmu eftir skráningu. Tengiliður sýnanda þarf að staðfesta móttöku upplýsinganna með því að svara þeim tölvupósti.
Sýnandi þarf að panta allan aukabúnað, internet (fastlínu), rafmagnstengla og aðra fylgihluti, ef hann þarf á slíkri þjónustu að halda. Hann þarf að gera grein fyrir allri rafmagnsþörf fyrir uppsetningu sýningarrýmis síns, til að m.a. sé hægt að tryggja gott aðgengi að rafmagni og streymi þess.
Rafmagnstenglar eru ekki innifaldir í m2 – eða grunnverðum. Sýnandi þarf því að panta tengla, aukalýsingu og annað sérstaklega hjá viðkomandi þjónustuaðila.
Óheimilt er að koma með eigin nettengingar nema að höfðu samráði við framkvæmdaraðila. Óski sýnandi eftir fastlínuneti á sýningarrými skal senda beiðni til verkefnastjóra Laugardalshallarinnar minnst tveimur vikum fyrir opnun sýningar. Laugardalshöllin veitir nánari upplýsingar um verð á fastlínum.
Við viljum vekja athygli á að grunnlýsing verður til staðar í sýningarsal alla sýningardagana, það þarf því ekki að gera sérstaklega ráð fyrir aukalýsingu, nema þess sé sérstaklega óskað. Sýningarstjóri veitir allar upplýsingar varðandi grunnlýsingu í salnum á meðan sýningu stendur.
Tengiliðir
Við skráningu er mikilvægt að upplýsingar um tengilið/i séu réttar. Ef breytingar verða á tengilið/um er sýnandi ábyrgur fyrir því að tilkynna það til framkvæmdaraðila, sem allra fyrst.
Mikilvægt er að tengiliður sýningarinnar skrái einnig tölvupóstfang þess sem reikningurinn á að berast til, eins og t.d. bókara.
Greiðslufyrirkomulag
Greiðsla fyrir þátttöku er skipt í tvennt, nema um annað sé samið. Við skráningu fær sýnandi sendan reikning með tölvupósti fyrir skráningargjaldi ásamt helming af m2 verði. Reikningar eru sendir á tölvupóstfang tengiliðs og á bókara, sem skráð er við pöntun sýningarrýmis. Seinni reikningur er á gjalddaga sjö vikum fyrir sýningu, eða 1. ágúst 2020. Komi til þess að sýningin verði færð til vegna samkomuhafta er nýr eindagi gefinn út, eða 7 vikum fyrir nýja dagsetningu.
Greiðslur eru óendurkræfar.
Vanskil á greiðslum geta leitt til afskipta framkvæmdaraðila og er þeim heimilt að endurúthluta sýningarrými sýnenda, standi hann ekki í skilum.
Ef sýningarrými er deilt niður á fleiri en einn sýnanda, þá er skylt að gefa upp hvaða aðilar það eru við skráningu. Skráningargjald er greitt fyrir hvert skráð fyrirtæki sem kynnt verður sem sýnandi.
Allar óskir um breytingar á pöntun að hálfu sýnanda eru á kostnað hans og getur m.a. leitt til breyttrar staðsetningar á sýningarsvæði. Tilfærsla losar sýnanda ekki undan upphaflegri skráningu. Allar breytingar þarf að gera í samráði við sýningarstjóra.
Samstarfsaðilar & Grænn vinur
Sýningin býður einnig upp á fjölbreytta samstarfssamninga fyrir þau fyrirtæki sem vilja koma að þessum viðburði með öðrum hætti en sýnendur. Það er gert til að fyrirtæki geti sýnt enn frekari stuðning við málefnið og til að fá enn meiri sýnileika samhliða viðburðinum. Sérstakir samningar eru gerðir fyrir þessa samstarfsaðila og falla þeir því ekki sérstaklega undir þessa skilmála. Nánari upplýsingar, liðir og verð er að finna á heimasíðu sýningarinnar og hjá IBN.
Upplýsinga- og skipulagsfundur
Framkvæmdaraðili heldur tvo fundi, upplýsinga- og skipulagsfund.
Upplýsingafundur: Opinn til almennrar kynningar á sýningunni, markmiði hennar og framkvæmd. Haldinn 12. maí.
Skráning á fundinn er auglýst á heimasíðu sýningarinnar og boð sent með tölvupósti.
Skipulagsfundur: Fyrir skráða sýnendur og samstarfsaðila um fyrirkomulag uppsetningar, skipulag á sýningardögum, frágang, kynningarmál ásamt öðrum upplýsingum. Haldinn 8. september.
Boð og skráning á fundinn er auglýst á heimasíðu sýningarinnar og boð sent með tölvupósti til sýnenda og samstarfsaðila.
Breytingar
Framkvæmdaraðili áskilur sér rétt til breytinga á staðsetningu, stærð og afhendingu sýningarsvæðis, ef þess gerist þörf, þó í fullu samráði við sýnanda. Endurleiga á sýningarrými til þriðja aðila er með öllu óheimil.
Almenn miðasala
Miðasala er á rafrænu formi. Sala aðgöngumiða fer fram á tix.is
Dagpassi til gesta kostar: 2.500 kr.
Helgarpassi til gesta kostar: 3.500 kr.
Frítt er fyrir börn yngri en 14 ára í fylgd með fullorðnum. Vsk. er innifalinn í miðaverði.
Þjónustuaðilar – tengiliðaupplýsingar
Framkvæmdarhaldari áskilur sér rétt til að senda tengiliða upplýsingar skráðra sýnenda til þjónustuaðila sýningarinnar. Það er gert til að auka þjónustu við sýnendur og auðvelda skipulagningu. Allar upplýsingar um þjónustuaðila Lifum betur 2020 verður hægt að nálgast á heimasíðu sýningarinnar undir þjónustuaðilar sýnenda.
Myndefni
Framkvæmdaraðili sýningarinnar áskilar sér rétt til notkunar á öllu myndefni, sem tekið er í tengslum við sýninguna (á fundum, við uppsetningu, á sýningardögum, við frágang og annað tengt sýningunni) hvort heldur sem er til markaðssetningar eða annarrar birtingar, sem gagnast sýningunni á einn eða annan hátt.
Markmið sýningarinnar
Að skapa viðburð sem skipar sér sess sem mikilvægt hreyfiafl í átt að grænni framtíð Íslendinga, sem og að skapa heilbrigt umhverfi þar sem fyrirtæki og einstaklingar geta kynnt sig og sína vöru fyrir öðrum fyrirtækjum á sömu vegferð.
Markaðs- og kynningarefni
Einkunnarorð sýningarinnar eru GRÆNT – HEILBRIGT – SJÁLFBÆRT
Sýningin verður kynnt með myndarlegum hætti í útvarpi, sjónvarpi, dagblöðum, með PR-herferð og notkun áhrifavalda og á samfélagsmiðlum (Facebook & Instagram). Einnig verður gefið út sýningarrit. Öllum sýnendum gefst kostur á að kynna sig enn frekar hjá Í boði náttúrunnar. IBN hannar og útvegar sýnendum vefborða, sem sýnendur geta nýtt að vild í sínu kynningarefni. Þessa borða verður hægt að nálgast á heimasíðu sýningarinnar undir kynningarefni. Auk þess er innifalið námskeið í markaðssetningu og sölu fyrir sýnendur.
Sýningarsvæðið
Starfsemi fyrirtækja er takmörkuð við svæðið innan sýningarrýmis þeirra. Sýningarrými skal stillt upp þannig að engir sýningarmunir standi á gangvegi og/eða teygi sig út á gangveg og/eða hindri aðgang að næstu sýningarrýmum. Öll hindrun er tafarlaust fjarlægð.
Án sýningarkerfis
4 m2 – 10 m2 4 starfsmannapassar
12 m2 – 20 m2 6 starfsmannapassar
22 m2 – 30 m2 10 starfsmannapassar
32 m2 – 40 m2 14 starfsmannapassar
42 m2 – 98 m2 18 starfsmannapassar
Senda þarf inn pöntun á starfsmannapössum, af aðaltengilið sýnenda, eigi síðar en 15.ágúst 2020 (nöfn, gsm-númer og netfang). Framkvæmdaraðili kallar eftir þessum upplýsingum og óskar eftir útfyllingu á þar til gerðu eyðublaði. Starfsmannapassar eru afhendir sýnendum á skipulagsfundi 8. september. Sýnanda gefst þess kostur að kaupa, auka starfsmannapassa á 2.500 kr. stk. með virðisauka, óski sýnandi þess. Sé send inn skráning með fleiri starfsmönnum en innifalið er í m2 fjölda er það tekið sem pöntun á aukapassa fyrir viðkomandi fyrirtæki. Reikningur verður sendur fyrir auka starfsmannapössum strax við pöntun. Öllum starfsmönnum er skylt að bera passa. Engum er hleypt inn í salinn án hans. Ef starfsfólk ber ekki passa hefur það ekki aðgang að sýningarsvæðinu. Sýnanda/aðaltengilið ber að upplýsa starfsfólk sitt um mikilvægi starfsmannapassa sinna. Þeir þjónustuaðilar og eða starfsfólk, sem taka eingöngu þátt í uppsetningu á sýningarrýmum, þurfa ekki að bera starfsmannapassa. Sjá lið um uppsetningarpassa.
Tæki og brunavarnir
Tryggingar
Framkvæmdaraðili skipuleggur öryggisgæslu á sýningarsvæðinu við uppsetningu sýningar og á frágangsdögum.
Sýnanda ber að tryggja sýningarmuni sína og starfsfólk sitt fyrir tjóni, þjófnaði og skemmdum, sem aðilar á vegum sýnanda gætu valdið, hjá tryggingarfélagi sínu. Sýnandi ber fulla ábyrgð á tjóni sem rekja má til sýningarsvæðis hans, búnaðar og/eða starfsfólks, hvort sem um óhapp er að ræða, vanrækslu af hálfu starfsmanns og/eða önnur mistök af tæknilegum eða mannlegum völdum. Hver sýnandi ber ábyrgð á sínum tryggingum við uppsetningu sýningarrýmis, á sýningardögum og við niðurtekt, s.s. vegna hvers kyns slysa á fólki eða skemmda á eigum inni eða vegna sýningarrýmis viðkomandi og vegna skemmda við flutning á búnaði í eða úr ISH. Framkvæmdaraðili og/eða ISH er heimilt að óska eftir að sýnandi leggi fram tryggingarskírteini, sjái þeir ástæðu til þess.
Færanleg matvælastarfsemi
Sýnanda ber að tryggja að öll leyfi séu uppfærð og frágengin fyrir sitt sýningarrými ætli hann að kynna og/eða selja matvæli. Þessi leyfi eru alfarið á ábyrgð sýnenda. Sjái framkvæmdaraðili og/eða ISH tilefni til að kalla eftir afriti af þessum leyfum þarf sýnandi að veita þeim afrit af þeim tafarlaust. Séu þessi leyfi ekki til staðar og/eða eitthvað í þeim ákvæðum ábótavant er framkvæmdaraðila, ISH, eða heilbrigðiseftirlitinu heimilt að stöðva starfsemi inni á sýningarrými, sem tengist viðkomandi matvælum.
Frágangur
Sýnanda er skylt að fjarlægja allan sinn sýningarbúnað og verðmæti strax að sýningu lokinni, eða sunnudaginn 20. september fyrir kl: 22.00. Húsið þarf að vera rýmt að fullu fyrir kl. 22:50 sama dag.
Ef sýnandi rýmir ekki sýningarrými sitt innan tilskilins tímaramma er framkvæmdaraðila heimilt að sekta viðkomandi um allt að 270.000 kr. fyrir hverja klukkustund sem rýmið hefur verið notað, samkvæmt ákvæði frá ISH.
Þeir sýnendur, sem telja sig þurfa umfram tíma vegna uppsetningar og samantektar geta haft samband við sýningarstjóra. Sú beiðni þarf þó að vera komin minnst 4 vikum fyrir sýningu. Reynt verður eftir bestu getu að verða við aukatíma við uppsetningu, sé þess þörf. Kostnaður varðandi aukatíma fellur á sýnanda gegn umsaminni greiðslu. Þeir hlutir sem eru skildir eftir á sýningarsvæði eru alfarið á ábyrgð sýnanda en EKKI framkvæmdaraðila eða ISH. Einnig ber sýnandi ábyrgð á að uppfylla viðeigandi reglugerðir, tilskipanir og skyldur, sem yfirvöld hafa sett í tengslum við eldvarnir, öryggis- og heilbrigðismál. Sama á við um þær reglur sem framkvæmdaraðili sýningarinnar og rekstraraðili/eigandi sýningarhúsnæðisins hafa sett.
Fyrirvarar
Sýningarhaldari áskilur sér rétt til að breyta, bæta við eða laga þátttökuskilyrði og reglur sýningarinnar án frekari fyrirvara vegna:
Slíkar breytingar eru ekki grundvöllur til að losna undan pöntun og/eða samningi sem gerður hefur verið.
Ef ófyrirsjáanlegar og óviðráðanlegar ytri aðstæður (Force Major) koma í veg fyrir að aðilar geti uppfyllt skyldur sínar samkvæmt samningi þessum, falla þær niður á meðan slíkt ástand varir.
Sýnandi ber að gera athugasemdir fyrir undirritun og staðfestingu pöntunar teljist upplýsingar vera ófullnægjandi og/eða villandi
Framkvæmdaraðili sýningarinnar Lifum betur 2020 er Í boði náttúrunnar ehf. kt. 490114-0250, sími 861 5588, Elliðarvatn, 110 Reykjavík